8 herramientas de Microsoft Word que tal vez no conozcas

Microsoft Word está lleno de herramientas que pueden ayudar a trabajar más rápido y eficiente, claro, si sabemos cuales son. Aquí una lista de algunas de esas herramientas, que te recuerdan lo que Microsoft Word puede hacer por ti. Probablemente coozcas a la mayoría, pero tal vez no a todas. Es tiempo de aprender:

Reducir el documento a una sola página. Un documento cuya última página tiene sólo dos líneas de texto o un poco más, es una pérduda de papel, especialmente si hay que imprimir varias copias. Tus cartas y mensajes de correo lucirán más profesionales si ellos llenan las páginas elegantmente. Si una Vista Preliminar revela una última página casi vacia, hay que hacer clic en Ajustar a una página (Word 2003) o Ajustar a una página (Word 2007). Word intentará reducir el tamaño del texto y los espacios para hacer una página más pequeña. ¿Qué pasa si el resultado no es correcto? Sol presiona Ctrl-Z para deshacer.

Calcular en tablas. Seguramente se puede embeber una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word, pero si solo necesitas unos cálculos simples, puedes utilizar las habilidades matemáticas de Word.

Selecciona una celda al final de una columna y haz clic en Formula sobre el panel de Herramientas para Tablas (Word 2007), pero tu puedes seleccionar una docena de funciones diferentes. Se pueden elegir funciones como ABOVE, BELOW, LEFT, o RIGHT que trabajan con celdas individuales, y también rangos como en Excel, por ejemplo =AVERAGE(A1:C3).

Combinar para correo. Combinación de correspondencia es de la época de los 90's, pero aún asi puedes necesitar un mensaje común a un grupo de destinatarios. No hay problema ya que esta función de Word también envía correo electrónico. En Word 2007, completa tu carta, haz clic en Finalizar y Combinar y elige Enviar Mensajes de Correo Electronico desde el menú. En word 2003, selecciona "Mensajes de correo electrónico" en el primer pso del asistente de Combinar correspondencia. En ambas formas, te pedirá ingresar el asunto y un campo de dirección de correo electrónico de los destinatarios.

Comparar dos documentos: tu cliente más reciente te devuelve una versión revisada de un contrato, pero él no ha marcado sus revisiones. ¿Está tratando de confundirte introduciendo cambios que no verás? A menos que revises palabra por palabra, Word te ayudará a encontrar las diferencias. En Word 2003 abres el documento original, elige Comparar y Combinar documentos del menú Herramientas, y selecciona el nuevo documento. En word 2007 elige Comparar, Comparar de la sección Revisar y selecciona ambos el viejo y el nuevo documento.

Inspector de documentos. Los documentos que hagas en Word 2007 contienen mucha información: cambios, comentarios, texto oculto, propiedades privadas y más. Distribuir un documento con esta clase de data presente puede ser preocupante. Para asegurarte que no estás revelando mucha información en un documento de Word 2007, haz clic en el botón Office en el extreme superior izquiero, aputa a Preparar, y luego clic en Inspector de Documentos en el menú desplegable. Word 2003 no tiene un equivalente, pero puede igualarse utilizando la pestaña Seguridad en el cuadro de dialógo de Opciones. Marca el check de "Remover información personal de las propiedades del archivo al guardar" y "Advertir antes de imprimir, guardar o enviar un archivo que contiene seguimiento de cambios o comentarios".

Traductor incluído. El panel Investigar en Word 2003 y word 2007 incluye una opción para traducir el texto seleccionado o el documento enterio entre varios lenguajes.

Crear ecuaciones. Para insertar una ecuación en Word 2007, elegiar Ecuación, insertar nueva ecuación de la sección Insertar y luego elegir las herramientas en la barra de Diseño de Ecuación. En Word 2003, es un poco más complicado. Selecciona Insertar, Objeto desde el menú, elegir Microsoft Editor de Ecuaciones y haz clic en Aceptar, luego utiliza la barra de Ecuaciones que aparece.

Usar autocorreción matemática (Sólo Word 2007). Todos esos simbolos matematicos que aparecen al insertar ecuaciones, pueden aparecer fuera de ese contexto. En el menu Office (botón superior izquierdo), hacer clic en Revisión, luego Opciones de Autocorreción, Autocorreción matemática y marca Autocorreción matemática fuera de las áreas matemáticas. Ahora se puede escribir una ecuación directamente en el documento.

Microsoft Office 2003 no da soporte a formatos antiguos

Microsoft ha descontinuado el soporte a formatos antiguos de documentos en el Service Pack 3 para Microsoft Office 2003.

Según Microsoft, estos formatos antiguos representan un peligro a la seguridad. Claro que ellos no ven que el peligro está en la aplicación que abre tales archivos, tales como QuattroPro,Lotus 1-2-3, e incluso versiones anteriores de Word o Excel. Aparentemente Microsoft no está comunicando está consecuencia de instalar el Service Pack 3, y muchos usuarios están teniendo una sorpresa desagradable cuando intenten utilizar archivos con formatos antiguos.

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Por el momento solo hay dos formas de evadir esta "protección" de Microsoft:

1. Modificación del registro, que indica la propia Microsoft, un poco complicado.
2. Abrir esos archivos en OpenOffice y guardarlos en un formato más reciente, mucho más fácil.

Ahora que sucederá en los próximos años, ¿por "seguridad" Microsoft dejará de lado formatos "inseguros" y sólo mantendrá los que abra su última versión?

Fuente:
Microsoft
AppScout
Wired

Office Visual HowTo

Del blog de Erika Ehrli Adventures in Office Development and .NET.

En el blog de Erika Ehrli publican un post para dar un alcance sobre el desarrollo sobre Office, publicando un mapa de imagenes HTML que sirve de ayuda para encontrar un VHT(Visual HowTo). Solo hay que hacer clic sobre la tecnología , y te guiara sobre el tema deseado. (el mapa pertenece a Erika Ehrli.) Los más interesantes son los de Excel y Outlook.

Alternativas a Microsoft Office

Hay muchas opciones disponibles para cambiar desde MS office a una suite alternativa.

Existen StarOffice, OpenOffice.org, ThinkFree Office, CorelWordPerfect Office X3, NeoOffice, Google Docs and SpreadSheets y Apple's iWork.

Personalmente he usado StarOffice, OpenOffice.org y Google Docs and SpreadSheets.

Todas estas alternativas resultan mucho más economicas que MS Office Professional 2007, que en USA cuesta $329.95 para actualizar desde una versión anterior. Mientras que StarOffice cuesta $69.95, Corel WordPerfect $369.99 (versión nueva) e iWork por $79. Un ahorro considerable, teniendo en cuenta que para empresas del medio las licencias por el software de Microsoft se elevan exponencialmente por cada uso que se le va a dar. El resto de las alternativas son gratuitas, como OpenOffice.org y Google Docs And SpreadSheets.

Pero aún así, las empresas y usuario siguen usando la suite Microsoft. Algunas de las razones son :
- Una de las principales, por las que Microsoft continua dominando la arena de la productividad en la oficina es el problema inevitable al cambiar de una suite a otra. La resistencia al cambio, y la incompatibilidad de formatos. Los usuarios tiene sus documentos y hojas de cálculo y por años esos archivos han estado en el formato Office, cambiar a otro formato, costará mucho tiempo arreglar los documentos o formulas para que luzcan y den el mismo resultado que siempre.

- Outlook. Este cliente de correo le ha dado a Microsoft la dominación casi absoluta sobre el mercado para oficinas. Sólo Corel ofrece un cliente en su suite, mientras que las demas suites no, y requiere al adopatarla que TI busque una alternativa separada.

- Cuando el usuario ya se ha vuelto experto en una suite, empieza a usar macros y funciones avanzadas para trabajar y ahorrar tiempo y esfuerzo, esto acarrea otro problema para cambiar a otra suite porque esas macros no funcionaran y tendra un esfuerzo extra para acondicionarlas.

- Caracteristicas avanzadas de MS Office que no tienen otras suites como el seguimiento de cambios o la función tabla pivot.


Las ventajas que tienen las suites alternativas a la de Microsoft son:

- La norma actualmente es el soporte multiplataforma, que Microsoft solo ofrece parcialmente, pero por ejemplo Google trabaja en la web a la cual se puede acceder desde cualquier plataforma, mientras que ThinkFree y OpenOffice tienen versiones para Windows, Linux y Solaris, sistemas operativos Mac.

- Tienen una interfaz similar a la suite Microsoft, característica que les da mayor facilidad para aprendizaje.

- Ofrecen un mejor abanico de opciones para exportar. OpenOffice exporta a PDF y MediaWiki Format. ThinkFree exporta presentaciones a iPods.

- Las suites a traves de la web se han vuelto mejores ofreciendo mayor funcionalidad, pero aún involucran el problema del que hacer cuando se caiga la red o no se tenga acceso a internet.

Aplicaciones de Negocio y Ms Office

A consecuencia de estar en medio del desarrollo de una aplicación para extraer correos desde el MS Outlook, estuve investigando y encontrado diversos sitios que tienen gran cantidad de información (en ocasiones tan avanzada que me parece estar leyendo cosas de magia) que ayuda a un desarrollador como yo. Coloco los enlaces, en caso esten necesitando lo mismo:

Building Office Bussines Applications: o como iniciarse en el desarrollo de aplicaciones empresariales con Office 2007.

Microsoft ha denominado a este tipo de aplicaciones como OBA's, el equipo oficial de Microsoft tiene su blog.

En Verticalware, tambien hay mucha información.

Un sitio que es muy interesante, es Ryan's Look to Outlook Programmability, mas practico que los demás enlances, da ejemplos y tips sobre la programación y automatización de Outlook.

Y sobre Excel, pues el blog oficial.

Erika Ehrli da una ayuda mas práctica colocando enlaces hacia paginas con diversos ejemplos.


Eso es todo por ahora, seguiré buscando.